Uitleg in gewone taal — geen handleiding, wel de logica erachter
Deze pagina is bedoeld voor iedereen die met AgendaPilot werkt — van een medewerker die alleen zijn eigen agenda ziet tot een teamlead die rechten toekent. Vier dingen zien er misschien anders uit dan je gewend bent van Microsoft Bookings: hoe rechten werken, het verschil tussen een afspraaktype en een dienst, wat bekwaamheden zijn, en wat seats betekenen. Hieronder in gewone taal, met een concreet voorbeeld per onderwerp.
In Microsoft Bookings had je "medewerker" of "beheerder" — een vast pakket. In AgendaPilot kan élk van de rechten hieronder los aan of uit staan per persoon. Standaard heeft iemand geen enkel recht — alleen de eigen agenda zien en de eigen werkuren/verlof beheren. Een teamlead of beheerder kent rechten toe via Medewerkers → Bekijk.
| Recht | Betekent |
|---|
"Teamlead"/"medewerker" bestaat nog wel als label (een badge in de medewerkerslijst), maar geeft
zelf geen rechten meer — dat gaat nu altijd via de losse rechten hierboven. SOSO (account
soso) is platformeigenaar en heeft daarom altijd alles, ongeacht wat hierboven staat.
Dit is het onderscheid dat het vaakst verwarring geeft, want in de oude Bookings-omgeving stond alles door elkaar als "afspraak". AgendaPilot maakt een bewust onderscheid:
Afspraaktype — wat een klant zelf online boekt: een Adviesgesprek (altijd de eerste afspraak) of een Spoedgesprek (urgente situatie, korter aanmeldtermijn). Dat is het.
Dienst — de hulp die daarna start: Bewindvoering, Budgetbeheer, Budgetbegeleiding, Budgetmaatje, Financieel coaching, Sociaal leenfonds, Schuldhulp voor kleine ondernemers/gezinnen/jongeren. Een klant boekt dit nooit zelf — een medewerker plant een Startgesprek in zodra na het adviesgesprek duidelijk is welke dienst nodig is (klantkaart → "Doorzetten naar dienst").
Kortom: een afspraaktype bepaalt hoe iets geboekt wordt, een dienst bepaalt welke hulp iemand krijgt. Ze staan los van elkaar in het systeem, ook al hangen ze in de praktijk aan elkaar vast.
Niet iedereen mag alles. Elke medewerker heeft bekwaamheden: welke afspraaktypen (Adviesgesprek/Spoedgesprek/Startgesprek) en welke specifieke diensten (Bewindvoering, Budgetbeheer, …) diegene mag doen. Dit filtert automatisch wie een klant kan kiezen — of, als "klant mag zelf medewerker kiezen" uitstaat (de standaardinstelling), wie het systeem automatisch toewijst.
Bekwaamheden zijn geen recht (die gaan over wát je in het systeem mag doen — rapportage zien, rechten toekennen) maar over wát voor inhoudelijk gesprek iemand mag voeren. Een nieuwe medewerker krijgt bij aanmaken automatisch de bekwaamheden van het gekozen team; een teamlead past dit later aan via Medewerkers → Bekijk.
Elke locatie heeft een beperkt aantal seats (fysieke werkplekken/spreekkamers). Dat is iets anders dan hoeveel medewerkers er die dag werken: twee medewerkers kunnen prima op dezelfde locatie op dezelfde dag ingepland staan zolang er genoeg seats zijn. Beheer → Locaties toont per locatie en dag de bezetting, met een ⚠️ zodra het aantal medewerkers/reserveringen de beschikbare seats overschrijdt.
Daarnaast bestaan vaste seat-reserveringen: een terugkerende claim op een seat, los van een individuele medewerker — bijvoorbeeld een extern samenwerkingsverband dat wekelijks een vaste plek nodig heeft.
Wie een seat mag vastzetten of intrekken staat achter het losse recht "Een seat op een locatie vastzetten volgens een dagpatroon" (zie het rechtenmodel hierboven) — niet iedereen met "Agenda van collega's zien" mag dit automatisch ook.
Iets onduidelijk of ontbreekt hier iets? Laat het weten — deze pagina groeit mee met de app.